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SECRETAIRE- ASSISTANTE H/F

Employer
Agence Française de Développement
Location
Paris, France
Salary
Competitive
Closing date
Jun 8, 2024

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Job Function
Other
Industry Sector
Finance - General
Employment Type
Full Time
Education
Bachelors
JOB.TIT LE
What will be your role?
MISSIONS PRINCIPALES:
- Assurer la gestion administrative de certaines tâches relevant du secrétariat juridique (de Proparco et de FISEA);
- Assurer des missions classiques de secrétariat : apporter un appui logistique et administratif aux membres de l'équipe;
- Assister la Direction juridique dans certaines tâches relatives à la communication de la Direction.
ACTIVITES:
A. Secrétariat juridique - Instances

• Participer à la gestion administrative du secrétariat juridique de PROPARCO et FISEA : appui à l'organisation des réunions du conseil d'administration, organisation de comités spécialisés (CIC notamment) et suivi/diffusion des décisions d'autorisation des concours PROPARCO et FISEA;
• Assurer la circulation de l'information liée au secrétariat juridique (intranet, Oodrive/Boardnox, relations avec les prestataires externes, la DG et les autres directions de PROPARCO et avec les directions (notamment la direction juridique) de l'AFD);
• Assister dans le suivi des relations avec les actionnaires et membres du conseil d'administration et des comités de PROPARCO et de FISEA;

B. Assurer la gestion administrative de certaines tâches relevant du secrétariat juridique:
• constituer des dossiers de diligences (KYC) concernant Proparco;
• réaliser des démarches de légalisation, certification de documents et apostille;
• classer et participer à l'alimentation de la documentation juridique du service;
• suivi, classement et archivage des contrats de prestations de services;
• prise en charge des demandes de traduction et de notarisation ;
• appui à la gestion comptable: prise en charge des factures relatives aux instances/fourniture/notaires/traductions), suivi et enregistrement commandes GLF-APPO, liaison responsable/DAF, réception﴿

C. Organiser les missions et déplacements des membres de l'équipe.

D. Communication - Evènementiel

• Participer à l'élaboration d'outils de communication de la Direction juridique (Newsletter, organigramme, site intranet...)
• Participer à l'organisation des réunions mensuelles et des séminaires internes au Département

E. Réaliser les missions de secrétariat pour un responsable et les membres d'une équipe :

• Enregistrer, traiter et diffuser des informations (courriers, mails, navette, DHL, appels téléphoniques...) ;
• Organiser l'agenda collectif et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du responsable ;
• Tenir à jour le planning des absences, le fichier des agents DJU;
• Rédiger des courriers/notes/CR ;
• Assurer l'accueil téléphonique et physique du département
• Réaliser des travaux d'appui pour le service (classement, photocopies/scans, archivage, création et gestion de répertoires, attribution et gestion des droits d'accès aux répertoires DJU, commandes fournitures, gestion des flux de personnel etc.).

Who are we looking for?
Connaissances mises en oeuvre:

• Techniques de classement et d'archivage (papier et informatique) ;
• Connaissance des activités, organisation et procédures internes du Département;
• Connaissance de PROPARCO, des métiers, des activités (notamment, connaissance des procédures internes et du cycle du projet).

Pratiques/méthodes/outils mis en oeuvre:

• Anglais : bonne maîtrise de l'anglais ; savoir accueillir, transmettre une information ou orienter vers le bon interlocuteur et savoir comprendre des documents rédigés en anglais;
• Maîtrise des outils bureautiques standards (Word, Excel, Outlook, Powerpoint) et des outils, fichiers ou logiciels spécifiques du Département;
• Maîtrise des systèmes d'information internes (notamment, l'application juridique (SIOP), ROME, AP-PO).
• Savoir synthétiser des informations;
• Disposer d'excellentes qualités d'expression à l'oral et à l'écrit;

Aptitudes et comportements professionnels attendus:

• Pro-activité et autonomie;
• Goût du travail en équipe, capacité relationnelle, dynamisme et sens de l'initiative;
• Méthode, organisation et rigueur ;
• Sens et goût de l'activité de contrôle ;
• Réactivité, capacité à gérer les priorités et à échanger efficacement avec des interlocuteurs internes et externes;
• Discrétion.

What team are you joining?
La Direction juridique de PROPARCO (DJU) est une équipe dynamique composée de 4 divisions et comprenant plus de 40 collaborateurs. Ses missions principales consistent à (i) sécuriser, structurer et assusre le suivi de toites les opérations (en dette et equity) de PROPARCO et (ii) prendre en charge toutes les questions institutionntelles de la société (statut, réglementation bancaire, gouvernance etc.).

Why join the French Development Agency?
Joining AFD means contributing to the construction of a common world, which is our Group's mission. A world in common is a world that preserves and defends these five great common goods: the planet, the social bond, peace, partnerships and economic prosperity.

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